Urlaubsantrag? Gelöscht…

Matthias Kramer

Wir haben den Urlaubsantrag abgeschafft – weil Bürokratie nicht zu uns gehört.

Viele Unternehmen versuchen ihren Prozess um Urlaub zu beantragen möglichst effizient zu halten. Mitarbeiter bekommen ein Urlaubskontingent, planen ihre Urlaubstage, stimmen sich mit den Kollegen ab und stellen einen Urlaubsantrag, manchmal online, manchmal auf Papier, manchmal in SAP. Dieser wird durch einen, manchmal sogar mehrere Vorgesetzte geprüft. Als Ergebnis wird der Urlaubsantrag abgelehnt oder akzeptiert. Mitarbeiter und Personalabteilung werden informiert, der Tag im System erfasst, falls der Antrag abgelehnt wird, geht das ganze Spiel von vorne los.

Klingt kompliziert? In Wahrheit ist es sogar noch schlimmer. Als Konsequenz führen viele Abteilungen, Teams etc. noch einen zusätzlichen Kalender. Dass Urlaubsanträge digitalisiert wurden hat den Prozess zwar scheinbar optimiert (von etwa einer guten halben Stunde auf fast nur 15 Minuten), dennoch bleiben sie eine bürokratische Störung im Tag.

Urlaubsverwaltung anders gedacht

urlaub1
Das Problem ist der Prozess an sich. Ein Schritt zurück: Eigentlich will ich Personalbedarf und -verfügbarkeit abstimmen, damit mein Betrieb trotz Urlaub eines Mitarbeiters weiterlaufen kann. Das sollte der Vorgesetzte prüfen, aber mal ehrlich – in der Praxis verlassen sich Vorgesetzte drauf, dass die Mitarbeiter sich schon abgestimmt haben. Ganz abgesehen davon, dass Mitarbeiter häufig in mehreren, abteilungsübergreifenden Teams und Projekten arbeiten - womit Vorgesetzte kaum in der Lage sind einen Überblick zu behalten ohne sehr viel Zeit zu investieren.

Außerdem sind Vorgesetzte selten in der Lage, die Wichtigkeit des Urlaubsantrags für die Mitarbeiter einzuschätzen. Die Ablehnung eines Antrags führt zu Enttäuschung und Ärger, weshalb Vorgesetzte das in der Regel vermeiden. Alternativ delegieren sie die Entscheidung zurück: Weil andere schon abwesend sind, sollen sie es unter sich ausmachen, wer gehen darf – Hauptsache ist, dass jemand anwesend ist. Damit dreht sich das Karussell noch einmal.

Auf dem Karussell saßen wir die letzten Jahre: Mitarbeiter trägt Urlaubstag ein, einer der Chefs bestätigt ihn. Jetzt haben wird das Karussel zum Stehen gebracht: Wir haben den Urlaubsantrag jetzt abgeschafft – komplett und für alle. Dazu nutzen wir absence.io, ein Startup, das bei uns entstanden ist.

Selbstbestimmung führt zu Verantwortung

Auf  absence.io können alle Mitarbeiter geplante Abwesenheiten, also auch Homeoffice und Dienstreisen, eintragen. Sofort kann jeder sehen welcher Kollege zur gleichen Zeit plant, abwesend zu sein. Dies erleichtert die Abstimmung im Team und mit den Kollegen – und damit sind interne Kalender und lange Abstimmungsrunden mit den Kollegen passé. Es liegt dann in der Verantwortung jedes Mitarbeiters einzuschätzen und im Projekt zu klären, wie hoch der Workload ist und ob eine Abwesenheit zu diesem Zeitpunkt möglich ist. Geht die Koordination zwischen Mitarbeitern damit nicht verloren? Nein, sie läuft nur anders ab. Direkt halt, ohne, dass der Vorgesetzte darauf schauen muss. Wird ein Urlaubsantrag dann eingestellt und angelegt, kann jeder Mitarbeiter eine Vertretung hinterlegen. Genehmigt werden muss nichts mehr – weil jeder Mitarbeiter gleich als „Genehmiger“ in absence.io hinterlegt ist. Neben vorausschauender Planung werden auch jeden Morgen alle über die Abwesenheiten des Teams informiert, so dass kein Chaos ausbrechen kann. Neben der Übersicht auf dem Dashboard informiert uns ein SlackBOT wer am Tag nicht im Büro sein wird und warum.

urlaub2
Die Voraussetzung dafür, dass es bei uns ohne Urlaubsantragsprozess funktioniert liegt meines Erachtens am Umgang miteinander, im Vertrauen und durch die Flexibilität unter den Mitarbeitern. Aufgrund des engen Zusammenhalts kommt es nicht vor, dass manche Ihre Urlaube über das komplette Jahr so planen, dass andere blockiert sind. Zudem sind die Fähigkeiten von allen Mitarbeitern so verteilt, dass auch schnell andere einspringen und aushelfen können. Und ja: aufgrund unseres Altersdurchschnitts und der Lebensumstände sind die wenigsten auf Schulferien angewiesen – das macht es natürlich leichter.

Wir wollen eine offene Kultur pflegen, dass man Urlaub vom Vorgesetzten genehmigen lassen muss passt nicht zu uns. Wir wollen Eigenverantwortung statt Kontrolle und wir wollen Wertschätzung statt Bürokratie. Wir leben Agilität und entsprechend schnell müssen unsere Prozesse sein:

Nicht notwendige Prozesse schaffen wir darum einfach ab.